Una segunda oleada del coronavirus está aquí. Y necesita un plan claro y bien definido para prepararse para un segundo cierre de negocios. Los 5 pasos de este artículo garantizarán que su empresa tenga las comunicaciones que necesita no sólo para sobrevivir, sino para prosperar en los próximos meses y más allá.
Muchos expertos creen que una segunda oleada del coronavirus puede ser más larga que la primera. Las estadísticas apoyan esta idea. Algunos países, como Gran Bretaña, Francia y España, fueron golpeados temprano y duramente. Cuando los números bajaron a menos de 100 por día en junio y julio, todos respiramos un suspiro de alivio. Pero luego los casos volvió a aumentar.
A principios de octubre, España, por ejemplo, está retrocediendo a más de 10.000 nuevos casos diarios. Si el resto del mundo sigue este patrón, es posible que muchos países, incluidos Estados Unidos, Brasil y Rusia, no hayan visto lo peor todavía. Con toda probabilidad, pronto volveremos a ver nuevas restricciones que van más allá del desinfectante de manos y los suministros de limpieza. Si no fuera a corto plazo, al menos a medio plazo.
Durante el primer encierro, muchas compañías apenas pasaron. Esto era cierto tanto para las pequeñas empresas como para las grandes empresas. Ya sea la interrupción de la cadena de suministro o el cambio repentino en el trabajo a distancia, los líderes empresariales fueron sorprendidos desprevenidos. Interrumpió el funcionamiento de las empresas y el flujo de caja limitado. Muchos modelos de negocio no aguantan. La recesión económica se hizo inevitable.
La pregunta es cómo preparar su negocio para un segundo y potencialmente más tiempo de bloqueo. Una mirada en profundidad apunta a un elemento clave:
Comunicación.
La comunicación durante un bloqueo de negocio significa más que retorcer para parchear los agujeros a medida que los encuentra. Significa crear una solución integral que aborde los desafíos únicos de un bloqueo, tanto para sus clientes como para su equipo. La gente necesita estar en contacto. Necesitan hablar entre ellos, compartir pensamientos y verse. Es importante ver expresiones faciales, leer el lenguaje corporal y crear conexiones personales, incluso cuando te conectas en línea. Hay ramificaciones de negocios en esto.
No puedes permitirte equivocarte. Pero hacerlo bien significa que su negocio prosperará durante una segunda oleada del coronavirus, y en el futuro.
Estos son 5 pasos que su empresa debe seguir para prepararse para el segundo bloqueo.
1. Invertir en comunicaciones
La verdad es que si los clientes pueden ponerse en contacto fácilmente, seguirán haciendo negocios. Si su equipo puede comunicarse eficazmente, seguirán siendo productivos. Pero antes de discutir los detalles de estos, es importante mirar el panorama general. Sólo proporcionar diferentes maneras de ponerse en contacto no es suficiente.
Para lograr la continuidad del negocio, las comunicaciones deben ser profesionales, fiables y rentables. Su sistema debe ofrecer lo siguiente:
- Integración: Los canales de comunicación mencionados a continuación deben formar parte de un único sistema telefónico empresarial. Durante una llamada, los miembros del equipo deben poder cambiar a una videollamada y compartir pantallas con unos pocos clics. La experiencia para los clientes debe ser perfecta.
- Calidad y seguridad: Si el personal está utilizando aplicaciones aleatorias, no hay garantía de calidad o seguridad. Un sistema de comunicación integrado puede ofrecer ambas cosas.
- Escalabilidad: A medida que su negocio crece, la necesidad de comunicaciones efectivas también crecerá, incluso después del brote de coronavirus. Su suite de comunicación necesita crecer con usted, de manera fácil y asequible.
3CX reúne todos estos artículos. Las comunicaciones unificadas mantienen su imagen profesional, aumentan la calidad y garantizan la seguridad. También significa que está proporcionando todas las herramientas que su equipo necesita. Así que no están pasando tiempo encontrando herramientas en línea gratuitas, sólo para conseguir a través de un segundo bloqueo.
Y lo que es más importante, beneficia a los clientes. Siempre sabrán cómo ponerse en contacto, y siempre obtendrán una respuesta. Como resultado, mantiene su negocio en la trayectoria correcta. Mantendrá la productividad y la profesionalidad, sin un gran impacto en los costos de su negocio.
2. Establecer comunicación multicanal para los clientes
¿Qué métodos de contacto prefieren sus clientes? ¿Llaman por teléfono? ¿Visita tu sitio web? Es posible que sus clientes ya estén en un bloqueo local y tengan que adaptarse en consecuencia. Además de la disponibilidad confiable del teléfono, es probable que tenga las siguientes opciones:
- Chat en vivo: el chat en vivo ofrece a los clientes una manera fácil de ponerse en contacto con usted desde su sitio web. Con 3CX, pueden elevarse fácilmente a una llamada telefónica o video chat.
- Mensajería de texto de negocios : SMS es rápido y conveniente. Muchos clientes preferirán enviar mensajes de texto, y usted necesita ser capaz de responder desde cualquier lugar, utilizando el número de teléfono de su empresa.
- Facebook Messenger: Nuevos clientes especialmente estarán encontrando su página de Facebook y ponerse en contacto allí. Necesita presencia en línea en las plataformas de redes sociales adecuadas. Pero también necesitas compromiso. Asegúrese de tener un plan y las herramientas para responder a tiempo.
Estos deben integrarse en su sistema de comunicación. La integración le permitirá mantenerse al tanto de sus mensajes y responder a los clientes a tiempo. Sin iniciar sesión en diferentes aplicaciones cada vez.
3CX reúne todos estos juntos en la función de chat en vivo. Por lo tanto, cualquier miembro designado del equipo verá los mensajes tan pronto como entren y podrá responder a tiempo.
3. Proporcione una comunicación y colaboración fáciles para su equipo
Las mejores prácticas sugieren que el personal debe tener una variedad de herramientas de comunicación para el trabajo remoto, tanto para comunicarse entre sí, como con los clientes. Estos son algunos canales de comunicación que querrás tener a mano:
- Teléfonos web: Un teléfono web con todas las funciones es esencial. Esto permitirá a los empleados remotos responder llamadas de clientes, transferirlas a colegas y realizar llamadas salientes. También podrán llamar a otras extensiones y comprobar su correo de voz. Mantendrá toda la información de contacto del cliente en un solo lugar.
- Aplicaciones móviles para el trabajo remoto: Incluso cuando están lejos de su ordenador, los miembros del equipo remoto deben ser capaces de responder a la extensión de su oficina desde sus dispositivos móviles. Por no hablar de videoconferencias, mensajes de texto y otras características de teléfono de negocios.
- Videollamadas y conferencias: Esto permite al personal tener reuniones virtuales con los clientes, o hacer una llamada rápida cara a cara con un colega. Es posible que deba reemplazar la capacitación in situ con clases en línea.
Parece probable que veamos medidas de bloqueo de negocios completas a medio plazo si no antes. Pero incluso antes de eso, su equipo tendrá que seguir las medidas de distanciamiento social. Un buen sistema de comunicaciones puede ayudar. Una vez más, todo esto debe estar integrado en su sistema telefónico, y disponible en un navegador web.
4. Gestionar las comunicaciones de manera eficaz
En primer lugar, desea proporcionar las formas correctas de comunicación. A continuación, tendrá que asegurarse de que están trabajando según sea necesario. Si bien algunos procesos de negocio cambiarán, aún puede asegurarse de que están logrando sus objetivos. Esto tiene dos aspectos principales:
- Informes: ¿Tiene acceso a los datos que muestran la eficacia de sus comunicaciones? Debería poder obtener buenas vistas generales de la actividad de extensión, las longitudes de llamada y el cumplimiento de SLA, por nombrar algunos.
- Supervisión: Las herramientas de comunicación deben permitir a los administradores tener reuniones de estado diarias remotas, realizar llamadas uno a uno o enviar una nota rápida a un miembro del equipo.
- Entrenamiento: Capacitar a nuevos agentes del centro de llamadas durante un bloqueo de negocios puede ser un desafío. Con el centro de llamadas de 3CX, los gerentes pueden susurrar, irrumpir y hacerse cargo de las conversaciones o chats de agentes. Esto le permitirá ayudar a los nuevos miembros del equipo y garantizar que el servicio de atención al cliente esté en su mejor momento.
5. Mantenga los costos bajos – sin cortar las esquinas
Tener una suite de comunicaciones superpoderada que su equipo puede usar desde casa suena genial. Pero como todos los propietarios de negocios saben, el costo puede tener un impacto significativo.
Aquí hay una sorpresa. De hecho, puede ahorrar dinero mientras se prepara mejor para la segunda oleada de COVID 19. Estas son las características que querrás buscar:
- Tarifas planas anuales: Las tarifas mensuales a menudo se ven atractivas en el papel. Pero en el transcurso del año, la factura se droga muy rápidamente. Más aún cuando su negocio crece. Las tarifas planas anuales pueden ahorrarle cientos o incluso miles de dólares.
- Precios de llamadas simultáneas: Pagar mediante llamadas simultáneas en lugar de por usuario proporciona ahorros significativos. Por ejemplo, si necesita 50 extensiones para su pequeña empresa, pero es poco probable que alguna vez usará más de 5 líneas a la vez, esta estructura de precios es mucho más atractiva. Solo pagas por el uso que realmente necesitas.
- Opciones directas: Algunas estructuras de precios son intencionalmente complejas. El precio se ve bien para empezar, pero aumenta rápidamente a medida que elige todos los complementos que necesita. Las ediciones simples para elegir sin cargos adicionales proporcionarán ahorros sustanciales cuando compare los números finales.
- Elección del tronco SIP: Elegir el tronco SIP que mejor se adapte a sus necesidades ahorrará en llamadas internacionales y de larga distancia. También le permitirá configurar varios números locales a costos mínimos. Un sistema PBX abierto le dará la flexibilidad para elegir.
Una vez más, la mejor parte es que no está cortando esquinas o eligiendo entre las características que necesita. Por el contrario, es mejor equipar su negocio para hacer frente a COVID.
Hacerlo bien: lo que tienes que ganar
La crisis COVID-19 es sin duda un momento difícil. Pero hay algunas victorias en él para su negocio. El más grande es que sus clientes verán su compromiso con ellos.
Otra es que una fuerza de trabajo remota realmente tiene beneficios reales y medibles. Los expertos han identificado los siguientes beneficios de que los miembros del equipo trabajen desde casa:
- Ahorro de costes: Los analistas han estimado que los empleadores ahorran $22,000 por trabajador remoto por año.
- Mayor productividad: el 65% de los empleados remotos reportaron una mayor productividad en un trabajo remoto. Aproximadamente el mismo número de gerentes están de acuerdo.
- Mejor para el medio ambiente: Reducción de los desplazamientos y emisiones.
- Mejor salud y bienestar del personal: el 55% de los trabajadores sienten que no viajar diariamente reduce el estrés. El 69% de los trabajadores a tiempo completo a distancia piden enfermedades con menos frecuencia.
- Empleados comprometidos: El trabajo a distancia y la flexibilidad para trabajar desde casa ofrece a muchos empleados una renovada pasión por su trabajo. Les ayuda a tomar posesión y a ser más comprometidos.
La duración de un segundo período de bloqueo no es algo que pueda controlar. Pero puede controlar el impacto que tiene en su empresa.
COVID 19: ¿Estás preparado para la segunda ola?
Las consideraciones anteriores son cada vez más importantes cada día. Prepararse para otro cierre de negocios se está convirtiendo en una realidad. Esto puede significar dejar que los empleados trabajen desde casa durante la segunda oleada. O podría significar una transición a un equipo distribuido en diferentes países. En cualquier caso, harás mejor para que sea una oportunidad en lugar de un obstáculo.
